A számla és a nyugta helyes formában történő kiállítása még mindig az egyik legnagyobb kockázatot hordozó tényező a vállalkozások életében. A következőkben néhány alapvető információ segít a fenti témakört áttekinteni.
Kiknek és mikor kell számlát kibocsátaniuk?
Számlát alapvetően a belföldön és külföldön ellenérték fejében teljesített termékértékesítésről,szolgáltatásnyújtásról kell kiállítani az adózónak a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője részére. A számla kiállításához az ÁFA törvényben meghatározott teljesítési időpont minden esetben az irányadó. A számlát kibocsátó feladata a számlának az átadása, eljuttatása a vevő részére.
Meddig kell a számlát kiállítani?
A számlát fő szabályként a teljesítés időpontjáig, de legfeljebb az attól számított ésszerű időn belül kell kiállítani. Mit jelent az ésszerű időn belül fogalom? Fő szabályként:
– készpénzes fizetés vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel történő fizetés esetében haladéktalanul,
– ha az ellenérték megtérítése nem a fentiek szerint történik és a számla áthárított adót tartalmaz, akkor a számlát a teljesítéstől számított 15 napon belül ki kell bocsátani.
Mire kell figyelni a számla kiállításakor és a befogadásakor?
Az Áfa törvény előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani a kell a számla eredetének hitelességét, az adattartalma sértetlenségét és az olvashatóságát.
Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti tartalmát nem változtatták meg. A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.
Számlaadás előleg esetén
Ha az adózó előleget kap (készpénzben átvesz vagy a számláján jóváírásra kerül), akkor erről az összegről is számlát kell kiállítani fő szabály szerint. Az előlegről szóló számlán annak a terméknek vagy szolgáltatásnak az adatait is fel kell tüntetni, amire előleget fizetnek.
Mentesülés a számlaadási kötelezettség alól
Az adóalany mentesül a számlaadási kötelezettség alól az olyan termék értékesítése, valamint szolgáltatás nyújtása tekintetében, amely a tevékenység közérdekű illetve speciális jellegére tekintettel adómentes, feltéve, hogy az ügyletről a számviteli törvény rendelkezéseinek megfelelő bizonylatot bocsát ki.
Milyen nyelven bocsátható ki számla?
A számla magyar nyelven, vagy bármely más élő nyelven kibocsátható. Idegen nyelven kiállított számla esetében az adóigazgatási eljárás keretében lefolytatott ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról (feltéve, hogy a tényállás tisztázása másként nem lehetséges).
Jó tanácsok fogyasztók részére
1. Ne feledjük, hogy termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás esetén – néhány kivételtől eltekintve – kötelező számlát, vagy nyugtát kibocsátani.
2. Minden számlán az alábbi adatokat kötelező feltüntetni:
– számla kibocsátás kelte, – számla sorszáma, amely a számlát egyértelműen azonosítja,- számlakiállító neve, címe, adószáma, – vevő neve, címe – értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége, nettó egységára (adó nélküli értéke),
– számla nettó értéke (adó nélküli értéke), – az ÁFA százaléka és értéke
3. A mindennapi szóhasználatban gyakran keveredik a számla és a nyugta fogalma. Míg a számla az ügylet teljesítésére vonatkozik, a nyugta az ellenérték átvételét igazolja.
4. Minden adóalany köteles biztosítani, hogy megőrzésre kerüljön akár az általa vagy az ő nevében és az ő képviseletében egy harmadik fél által kiállított számla. Ugyancsak megőrzési kötelezettség vonatkozik a kézhez kapott számlákra is. A megőrzési idő alatt biztosítani kell az adatok olvashatóságát, illetve ki kell zárni a törlődés, véletlen megsemmisülés, sérülés lehetőségét, továbbá a jogosulatlan hozzáférés esélyét.